商业智能系统实施四个建议

摘要：人的精力是有限的，不可能一天24小时盯着系统看。在这种情况下，应该给BI系统装一只“眼睛”，让系统帮忙盯着业务。

关键词：信息化频道商业智能

人的精力是有限的，不可能一天24小时盯着系统看。在这种情况下，应该给BI系统装一只“眼睛”，让系统帮忙盯着业务。当业务有异常时，要在第 一时间通知用户，以便于相关人员在第一时间采取补救措施。亡羊补牢也来得及。对于报警这块内容，笔者认为在实施时需要关注如下内容。

一、规划需要报警的内容

一般来说，需要对报警的内容进行合理的规划。如果范围设置的太小，像芝麻大的小事情都报警，那么报警信息会有很多。管理员无法对这些数据进行疑义甄别。 为此有可能会漏掉有价值的信息。另一方面，如果范围设置的太宽，则也会漏掉有价值的信息。故这个范围的设置，直接关系到报警功能的使用价值。根据笔者的经 验，通常情况下如下这些信息需要设置报警功能。

1、在价格分析中，一些异常的价格需要报警。如销售订单价格低于规定的价格或者说采购订 单价格高于规定的最好价格。有时候由于一些特殊情况，如订单数量比较多或者让供应商赶货，价格会存在一些异常的情况。BI系统在数据分析时，如果发现这种 情况，要及时的告知相关人员，便于他们确认相关的事项。

2、在库存数据分析时，当实际库存低于所规定的安全库存时，系统要能够进行报 警。通常情况下，企业为了保证正常的生产计划，会在企业仓库中备一定的库存数量。当供应商无法按时发货或者其他不可遇见的原因，能够临时救救急。而在BI 库存数据分析时，会将库存数据与安全库存的要求进行比对。

虽然BI中的数据分析带有一定的延迟。即当BI系统发现材料低于库存数量时，仓库可能已经采取了补救措施。但是这里的报警仍然是需要的。因为如果数据分析发现，这种异常的情况时有发生，那么管理员就应该改善现有的管理机制，加强对员工行为的监督。

3、基础数据的更新。BI系统的运转需要有基础数据的的支持。现在大部分的BI系统，可以设置自动在某个时间从某个系统导如基础数据，然后进行分析。通 常情况下可以将这个工作放在下班后进行。如此的话，等到第二天上班后，用户就可以直接使用这个分析的结果。现在的问题时，如果这些数据是采用无人值守的方 式进行的，则有可能在数据导如的过程中，遇到一些意外情况，而无法成功导入或者导入不完全。如果遇到这种情况的话，那么系统要能够及时的将这种异常信息发 送给管理员。

类似的还有成本分析中的异常、应收帐款分析等等。具体的报警内容，企业需要根据自己公司的实际情况进行设置。一个基本的原则，就是要根据对企业所产生的价值或者损失来评估。如果这个事件发生，会给企业带来比较大的损失或者比较高的价值，那么就需要设置报警作业。

二、规划报警的手段

报警的对象确定好之后，接下去要考虑的就是报警的手段。在现实生活中，如果大家遇到抢劫的话，可以通过电话或者手机短信进行报警。通常情况下不同的报警方式有不同的特点，适合与不同的场合。其实这个BI系统的报警方式也有类似的情况。

根据笔者的经验，现在BI系统一般有三种报警方式。分别为邮件报警、即时消息报警和手机短信报警。这三种方式也各有优劣，管理员需要根据企业的实际情况来进行选择。

一般对于一些比较重要且紧急的消息，可以采用手机短信的方式进行通知。如当基础数据无法成功导入时，就需要通过短信在第一时间通知给用户。一般用户不会 去实时的查看电子邮件。但是只要手机在身边，就可以第一时间收到短信。不过手机短信也有一个不足的地方。简单的说，就是手机短信由于信息有限，收到的内容 不够详细。如不能够详细说明哪些数据因为哪些原因而导入不成功。为此通常的做法是，手机短信是一个提醒的功能。相关的报错信息还是要通过电子邮件等信息来 传达。手机短信中只包含一些简短的信息。如果管理员意识到问题的严重，需要查看更加详细的内容，就需要登陆邮箱来查看。

从这个层面来说，手机短信报警工具并不市独立存在的。而往往是跟其他手段，如电子邮件或者即时信息结合使用。对于这一点，需要特别说明。

三、定时对报警的有效性进行验证

报警措施设置好之后，还需要定时的对报警的有效性进行验证。因为由于环境的变化，原先的报警设置可能会失效，或者说不符合企业的实际情况。此时就需要对此进行调整。对于这方面的内容，笔者有如下几个建议。

1、需要定时抽查原先的报警设置是否有效。如当数据导入发生异常时系统有没有正常发生手机短信通知等等一般来说，如果发生意外的话，都会在系统中留下记 录。如在系统日志中会留下错误信息。管理员可以根据这些内容，来判断原先的设置是否有效。如果发现无效的话，要即使分析问题的原因，并及时采取相应的补救 措施。

2、判断相关的参数设置是否符合企业最新的实际情况。报警的实质就是看数据是否违反了即定的规则，这些规则往往是管理者根据当时的情况制定的。如果情况发生了变化，那么参数也需要进行适当的调整。

如以安全库存来说，其要求的安全库存的数量以及安全库存的产品都会根据实际情况发生更改。如一个季度或者一年变化一次。遇到这种情况时，对于参数就需要特别的重视。因为如果参数不准，最好导致的报警信息也会出错，从而产生误报警的情况。

四、分门别类对报警信息进行管理

在报警信息设置时，往往会给每个报警信息附带一个编号。这就好象系统错误信息中的错误代码一样，有经验的用户不看错误信息，就看错误代码就可以知道错误 信息的种类。在BI系统中的报警信息管理中，也需要对报警的代码进行编码，这有利于用户对信息进行分门别类的管理如将跟库存相关的警告信息，发送给仓库管 理人员，而不发给销售相关人员。

分门别类管理可以提高报警信息的针对性，要做的这一点，主要是对警告信息的编码进行合理的规划。如采用 6位数字编码，那么前面两位可以是类别代码，表示是哪个作业或者哪张分析报表产生的警告信息。而后面四位表示流水码，等等。如此有经验的用户，一看前面两 个代码，就能够判断是在哪个报表上出现了问题。有时后为了阅读的方便，前面两为分类码还可以使用拼音或者英文单词的简写来代替。着可能理解起来更加的方 便。如安全库存报表，就采用AK表示分类代码等等。无论采用什么样的编码方式，都要遵循一个简单的原则：简明易懂。

而且在后续分析时， 也可以根据这个代码类别来统计，某一段时间内发送警告的数量。如12月份基础数据导入出错的次数。如果只是一两次，那么可能是一些意外的情况所造成的。如 果同一个错误出现了多次，那么就有可能导入规则不符合企业的实际情况，或者说相关措施没有落实到位。

责编：lyre

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